Vorwort
Office² Weindl & Fleißner – „Vielfältige Herausforderungen, individuelle Lösungen“
Mit diesem Leitsatz setzen wir als Büro- und Objekteinrichter nicht nur auf einen individuellen Lösungsansatz für unsere Kunden, sondern auch auf bedarfs- und umweltorientierte Lösungen innerhalb unseres Unternehmens.
Office² Weindl & Fleißner GmbH & Co. KG sieht sich, als Betrieb mit nationalen und internationalen Verflechtungen, in der besonderen Verantwortung auf eine Verbesserung der weltweiten Menschenrechtslage entlang unserer Lieferketten hinzuwirken und die Geschäftsbeziehungen mit Blick auf die Agenda 2030 für nachhaltige Entwicklung sozial zu gestalten. Zudem bekennen wir uns dazu, die Menschenrechte des Einzelnen zu achten, zu schützen und einzuhalten. Wir stehen zu dieser Verantwortung als Unternehmen unabhängig von der Fähigkeit oder Bereitschaft der Staaten, ihrer Pflicht zum Schutz der Menschenrechte nachzukommen.
Wir legen großen Wert auf eine vertrauensvolle und gute Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Führungskräften. Dies zeigt sich in ehrlicher und offener Kommunikation und gegenseitiger Unterstützung sowie einem respektvollen Umgang miteinander.
Alle Mitarbeiter haben die Pflicht, die im Code of Conduct niedergeschriebenen Inhalte, sowie die geltenden Gesetze, Vorschriften und unternehmensinternen Regelungen zu kennen und nach diesen zu handeln.
Um die Grundsätze des Code of Conduct zu wahren, legen wir firmenintern folgende Richtlinien fest:
Welche Werte und Rechte sind uns besonders wichtig?
Nur durch die Einhaltung und das Befolgen von Gesetzen und Vorschriften ist ein verantwortungsvolles Handeln in der freien Marktwirtschaft möglich. Office² setzt diesen Grundsatz durch stetige Information über Änderungen und Neuerungen gewissenhaft durch. Durch Verteilung der verschiedenen Verantwortlichkeiten können Interessenskonflikte vermieden werden.
Office² Weindl & Fleißner GmbH & Co. KG bekennt sich dazu, die Menschenrechte des Einzelnen zu achten, zu schützen und einzuhalten. Wir stehen zu dieser Verantwortung als Unternehmen unabhängig von der Fähigkeit oder Bereitschaft der Staaten, ihrer Pflicht zum Schutz der Menschenrechte nachzukommen. Dazu gehört unter anderem faire Löhne zu bezahlen, auf angemessene Arbeitsbedingungen vor Ort hinzuwirken und die Ausbeutung von Kindern zu verhindern. Für Office² Weindl & Fleißner GmbH & Co. KG ist Gleichberechtigung von Frauen und Männern selbstverständlich und wir benachteiligen niemanden wegen seines Geschlechtes, seiner Abstammung, seiner Rasse, seiner Sprache, seiner Heimat und Herkunft, seines Glaubens, seiner religiösen oder politischen Anschauungen oder aufgrund einer Behinderung. Alle Beschäftigten sind aufgefordert, an der Gestaltung eines Arbeitsklimas auf allen Ebenen mitzuwirken, welches von gegenseitiger Achtung, Toleranz und Wahrung der menschlichen Würde am Arbeitsplatz gekennzeichnet ist. Korruption lehnen wir ebenso ab, wie Zwangsarbeit und Menschenhandel. Für diese Leitlinien steht Office² Weindl & Fleißner GmbH & Co. KG ein und hält seine Mitarbeiter an, diese Werte im Betrieb zu leben.
Um diese Richtlinien zu überwachen, richten wir ein Risikomanagement ein, um Verstöße gegen die Menschenrechte rechtzeitig zu erkennen und zu analysieren, sowie diese bei Verstößen mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen zu ahnden. Wir erwarten auch, dass unsere Geschäftspartner in Ihrer geschäftlichen Tätigkeit entsprechend unserer Werte handeln.
Uns können Sie vertrauen – Datenschutz
Ihre Daten sind bei uns sicher. Wir achten auf größte Sorgfalt und strenge Vertraulichkeit. Unsere Mitarbeiter sind geschult und verpflichten sich, keine vertraulichen Informationen, egal in welcher Schriftform, herauszugeben. Die Verpflichtung besteht ohne zeitliche Begrenzung und auch nach Beendigung der Tätigkeit fort. Die unbefugte Weitergabe von Informationen über das Unternehmen oder Informationen unserer Mandanten an Dritte, stellt eine Verletzung der Vertraulichkeit dar und wird in unserem Unternehmen nicht geduldet. Unter Geltung der DSGVO können Verstöße gegen Datenschutzbestimmungen nach §§ 42 ff BDSG sowie nach anderen Bußgeld- und Strafvorschriften mit Freiheits- oder Geldstrafe geahndet werden. Datenschutzverstöße können zugleich eine Verletzung arbeits- oder dienstrechtlicher Pflichten bedeuten und entsprechende Konsequenzen nach sich ziehen.
Auch in Bezug auf die betriebliche EDV Nutzung werden unserer Mitarbeiter jährlich geschult. Hierbei werden die Mitarbeiter von Office² auf geeignete Sicherheitsvorkehrungen hingewiesen, um den Schutz des geistigen Eigentums zu gewährleisten.
Durch Umstellung auf ein modernes EDV-basierendes Ablage- und Datenschutzsystem, können Daten und Dateien gegen Diebstahl und Verlust geschützt werden. Unsere Mitarbeiter werden angehalten das IT System nur für den betrieblichen Zweck zu verwenden. Unmoralische und illegale Aktivitäten werden nicht geduldet.
Umweltschutz
Auch wir möchten unseren Beitrag zum Schutz der Umwelt leisten und gegen die allgemeine Klimaerwärmung vorgehen. Durch einen modernen Fuhrpark, ausgeklügelte Terminpläne und energieeffiziente Gebäude und Maschinen tragen wir einen Teil zur Minimierung der Treibhausgase bei. Office² vermeidet oder reduziert die Entstehung von Abfall und setzt hier konsequent auf Abfallhierarchie und Recycling. Wir erwarten die Einhaltung aller Gesetze und Verordnungen zum Schutz der Umwelt auch von unseren Geschäftspartnern und Lieferanten.
Was tun wir für den Gesundheitsschutz unserer Mitarbeiter?
Ein wesentlicher Bestandteil unserer Betriebsabläufe sind Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz. Hierzu werden unsere Mitarbeiter stetig über Gefährdungen und vorbeugende Maßnahmen in Bezug auf Gesundheitsfragen unterwiesen. Wir bieten unseren Mitarbeitern ergonomische Arbeitsplatzlösungen und physiotherapeutisch gestützte Gesundheitsschulungen (Rückenschule) an. Zudem verpflichten wir unserer Mitarbeiter zu einer jährlichen Unterweisung im Bereich Unfallverhütung und Sicherheitsmaßnahmen.
Unsere Geschäftspartner sind uns wichtig
Auch in der Zusammenarbeit mit unseren Geschäftspartnern ist uns ein vertrauensvoller und respektvoller Umgang wichtig. Wir erwarten von unserem Geschäftspartner ein ebenso rechtskonformes und richtlinienweißendes Handeln und das Einhalten von festgelegten Vereinbarungen. Auch von unseren Geschäftspartnern wird ein umweltbewusstes Handeln vorausgesetzt. Eine Basis auf tiefstem Vertrauen ist uns hier besonders wichtig, da aus rechtlicher Sicht keine Überwachung der externen Geschäftsbereiche möglich ist.
Office² lehnt Korruption vehement ab. Ein fairer Wettbewerb unter Einhaltung aller Gesetzte und Regelungen wirkt sich belebend auf alle Markteilnehmer aus und wird von Office² so durchgehend gelebt. Eine Absprache mit Konkurrenten, Lieferanten oder Händlern ist gesetzlich verboten und würde den fairen Wettbewerb erheblich beeinträchtigen. Daher lehnen wir jegliche Art des unlauteren Wettbewerbs, Korruption, Betrug, Bestechung, Erpressung und Geldwäsche entschieden ab.
In diesem Zusammenhang erwarten wir auch von unseren Geschäftspartnern die volle Wahrnehmung ihrer Eigenverantwortung zur Sicherstellung eines fairen Wettbewerbs. Außerdem verpflichten sich unsere Geschäftspartner, die in dem Code of Conduct aufgeführten Regelungen einzuhalten und zu respektieren.
Produktsicherheit
Unser Anspruch ist es, unseren Kunden sichere und einwandfreie Produkte und Dienstleistungen von hoher Qualität zu bieten. Unsere Produkte und Dienstleistungen dürfen weder Mängel noch gefährliche Eigenschaften aufweisen, die die Gesundheit, die Sicherheit oder das Eigentum schädigen könnten.
Entwicklung unserer Mitarbeiter
Unsere Mitarbeiter sind uns wichtig. Wir fördern die Qualifikation und Kompetenz unserer Mitarbeiter durch diverse Schulungsangebote. Diese werden durch die Industrie- und Handelskammer gestützt. Hierbei bieten wir unserem Mitarbeiter nicht nur Schulungen im Bereich des Karrieremanagement an, sondern auch Fortbildungen im Gesundheitswesen, die das gesundheitsbewusste Arbeiten unserer Mitarbeiter stützen.
Abschlussbestimmung
Die Verantwortung für die Umsetzung des Code of Conduct wird von den Geschäftsführern der Office² Weindl & Fleißner GmbH & Co. KG gesteuert. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Bereich des Unternehmens sich über die eigene Verantwortung der Einhaltung und Umsetzung der Regelungen im Klaren ist und jeder Mitarbeiter und Partner die Regeln des Verhaltenskodex kennt und versteht. Zudem sind die Richtlinien jedem Mitarbeiter und Partner stehts aktuell einsehbar.
Verstöße gegen den Code of Conduct werden geahndet und nicht toleriert. Für Office² können Verstöße gegen die Richtlinie Konsequenzen in Form von Schadensersatzansprüchen Dritter, kostenintensiven Gerichtsprozessen, Geldstrafen oder Imageverlust haben. Für Mitarbeiter können Verstöße gegen den Code of Conduct arbeitsrechtliche, zivil- und strafrechtliche Folgen haben.
Um dieser Situation vorzubeugen, bauen wir auf eine vertrauensvolle und gute Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Führungskräften.
Geistiges Eigentum
Als geschütztes geistiges Eigentum werden alle Produkte geistiger Arbeit bezeichnet, unabhängig von ihrem kommerziellen Wert. Geistiges Eigentum ist per Gesetz oder als Geschäftsgeheimnis geschützt. Unsere Mitarbeiter sind dazu verpflichtet, das vorhandene geistige Eigentum von Office² vor Angriffen oder Verlust zu schützen. Alle Mitarbeiter tragen zum Schutz vertraulicher Informationen bei.